Information sur l'intégration des fournisseurs de Syncrude

Au début de 2024, Syncrude passe aux processus d'approvisionnement de Suncor.

Syncrude passe aux nouveaux processus d'approvisionnement

Le 3 janvier 2024, Suncor a terminé la migration de Syncrude aux systèmes SAP Ariba et Fieldglass de Suncor, ce qui enclenche les nouveaux processus d'approvisionnement pertinents pour vous.

Les activités liées à la qualification des fournisseurs, à l'attribution des contrats, aux appels d'offres, à la gestion des entrepreneurs, aux bons de commande, à la facturation et aux paiements pour la chaîne d'approvisionnement de Syncrude s'inscrivent désormais dans l'écosystème d'approvisionnement intégré de Suncor.

Pour assurer une transition ordonnée aux nouveaux systèmes et processus, les activités de préparation et d'intégration de Syncrude sont en cours. L'intégration de Syncrude à nos processus d'approvisionnement est un investissement – et un engagement – pour améliorer la façon dont nous faisons des affaires ensemble.

Que vous travailliez avec Suncor aujourd'hui ou que vous vous joigniez à notre communauté de fournisseurs pour la première fois, nous avons travaillé à atténuer le plus possible les répercussions. La relation qui nous unit nous tient à cœur, et nous vous remercions de votre collaboration durant cette transition.

Principaux changements qui entrent en vigueur en 2024

Survol des changements pour les fournisseurs de Syncrude tandis qu'ils passent aux processus d'approvisionnement de Suncor.

La gestion de toutes les activités d'approvisionnement en services passe à SAP Fieldglass.

On parle entre autres de toutes les transactions de services et de la saisie détaillée du temps.

  • Les transactions de services actuellement effectuées dans le cadre du processus de gestion des articles de Syncrude passeront aux processus d'approvisionnement de services de Suncor.

Les services comprennent l'hébergement, le transport par autobus, la maintenance, la construction, l'ingénierie, la consultation, les services d'inspection et la formation, etc.

Les fournisseurs d'articles effectueront leurs transactions avec Suncor en utilisant l'une ou l'autre des méthodes suivantes :

Les fournisseurs d'articles effectuent des transactions avec nous par courriel ou par l'entremise d'Ariba Business Network de SAP.

  1. Les fournisseurs qui répondent aux critères de Suncor selon les volumes de dépenses et de transactions utiliseront Ariba Business Network de SAP.
  2. Les fournisseurs qui effectuent des transactions avec nous par courriel recevront leurs bons de commande par courriel et enverront leurs factures par courriel à l'équipe Comptes fournisseurs de Suncor.

Les articles comprennent les commandes d'articles régulières transmises pour l'achat d'équipement, de machinerie, de pièces et de fournitures.

Les processus de règlement de reçus évalués et de soumission dans Basware ne seront plus disponibles.

  • Les fournisseurs qui utilisent le système de gestion des données sur les entrepreneurs (CDMS) / la feuille de saisie des services électronique (eSES) et les fournisseurs qui soumettent des factures par l'entremise de Basware doivent suivre les processus de soumission des factures de Suncor après le 3 janvier 2024.

Le système de suivi des factures ne sera plus disponible.

Les demandes de paiement de factures peuvent être envoyées à supplierhelp@suncor.com.

Migration de la facturation et des ententes contractuelles à « Suncor Energy (Syncrude) Operating Inc. ». 

Migration des bons de commande (BC) ouverts à Suncor et nouveaux BC affichant « Suncor Energy (Syncrude) Operating Inc. ».

L'apprentissage des entrepreneurs a été transféré dans Workday en 2024.

Dans le cadre de l'intégration de Suncor et Syncrude, les installations de Syncrude ont adopté le processus d'intégration des entrepreneurs de Suncor, incluant l'apprentissage des entrepreneurs pour les entrepreneurs tiers.

  • L'accès au Contractor Learning Academy de Syncrude a pris fin le 30 décembre 2023.
  • Aucun historique de formation n'a été transféré de Syncrude à Suncor.
  • Les entrepreneurs intégrés suivront le processus des employés de Suncor pour compléter la formation requise.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur cette transition dans ce document FAQ.  

L'équipe du soutien de l'intégration des entrepreneurs de Suncor appuie maintenant les fournisseurs de Syncrude.

L'équipe du soutien de l'intégration des entrepreneurs de Suncor appuie maintenant les fournisseurs de Syncrude.
En date du 3 janvier 2024, l'équipe Soutien de l'intégration des entrepreneurs de Suncor qui appuie les fournisseurs aux installations de Suncor dans la MRWB a également étendu son soutien aux fournisseurs en processus d'intégration à Syncrude.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur la façon dont cette équipe appuie les fournisseurs de services dans ce document FAQ

Les fournisseurs et leur main-d'œuvre utiliseront maintenant Chemwatch pour accéder aux fiches de données de sécurité (FDS) et demander les approbations de produits avant l'arrivée des produits à l'installation.

Vous trouverez de plus amples renseignements à propos de ce changement, la personne avec qui communiquer pour poser des questions et un lien vers un aide-mémoire pour aider les entrepreneurs à accéder aux fiches de données de sécurité dans Chemwatch dans ce document FAQ


À quoi s'attendre lors de l'utilisation des processus d'approvisionnement de Suncor.

Bon nombre de processus, y compris les activités de facturation et de paiement, sont passés des processus manuels de Syncrude aux processus en ligne de Suncor. 

Les processus d’approvisionnement de Suncor sont gérés au moyen des systèmes Ariba et Fieldglass de SAP.

Nous utilisons ces systèmes infonuagiques pour gérer l'ensemble du cycle de vie de nos fournisseurs, ce qui permet à l'équipe Chaîne d'approvisionnement de Suncor de collaborer directement avec les fournisseurs en ligne.

Aucuns frais ne sont imposés aux fournisseurs pour effectuer des transactions avec Suncor dans SAP Ariba ou Fieldglass.

Notre écosystème d'approvisionnement est un programme financé par Suncor. Il n'y a pas d'abonnement annuel ni de frais de transaction pour faire affaire avec Suncor dans SAP Ariba et Fieldglass. L'écosystème d'approvisionnement de Suncor fournit bon nombre d'avantages pour nos partenaires commerciaux, incluant un accès en tout temps à de l'information en temps quasi réel.

Tous les fournisseurs qui soumettent des bons de commande à Suncor doivent s'inscrire auprès de Suncor dans SAP Ariba et fournir leurs informations bancaires.

Dans SAP Ariba, les fournisseurs exécutent les étapes de préqualification, d'inscription et de qualification et, comme indiqué, mettent à jour l'information sur leur entreprise comme les personnes-ressources et les détails bancaires. L'exactitude de l'information sur l'entreprise et des détails bancaires permet d'atténuer les erreurs ou retards de paiement.

  • Il est obligatoire de désigner un administrateur du compte SAP Ariba de Suncor pour la gestion de ce compte, le maintien de l'information et l'ajout d'autres membres qui appuient les activités d'approvisionnement et de paiement de votre entreprise.
  • Pour recevoir une invitation à participer aux événements d'approvisionnement, les fournisseurs doivent être enregistrés auprès de Suncor dans SAP Ariba.

 

Matériel de formation sur les processus et les systèmes

Pour préparer les fournisseurs de Syncrude à la transition aux processus d'approvisionnement et systèmes connexes de Suncor au début de janvier 2024, une formation requise était offerte en décembre 2023. Vous trouverez ci-dessous les liens vers les enregistrements des réunions et les présentations de formation de ces séances.

Foire aux questions

Soutien

Dates limites importantes

30 novembre 2023 :
date limite à laquelle les fournisseurs doivent terminer les activités d'intégration.

Cette activité est requise pour que les données de votre entreprise puissent être migrées à Suncor. Veuillez noter qu’à défaut d'effectuer les étapes de préqualification, d'inscription et de qualification, il pourrait y avoir des répercussions sur le travail futur.

Si vous avez des questions sur l'intégration des fournisseurs, envoyez un message à supplierenablement@suncor.com.

Envoyez vos questions sur les exigences ESP de Suncor par courriel à EH&SContractManagement@suncor.com.

Exigences liées à SAP Ariba pour les fournisseurs

  • Tous les fournisseurs doivent être préqualifiés et inscrits.
  • Tous les fournisseurs ayant des contrats qui se poursuivent en 2024 doivent suivre le processus de qualification dans SAP Ariba avant le 30 novembre 2023.
  • Même si votre entreprise est configurée et effectue des transactions avec Suncor à l'heure actuelle dans SAP Ariba, vous devez ouvrir une session et vous assurer que votre entreprise a terminé toutes les étapes de préqualification, d'inscription et de qualification.

Les fournisseurs qui fournissent des services à Syncrude à l'heure actuelle doivent s'inscrire auprès de Suncor dans SAP Fieldglass avant le 30 novembre 2023.

12 décembre 2023, avant 16 h (HNR) :
date limite pour soumettre les factures manuelles aux Comptes fournisseurs (comprend les factures soumises par Basware).

Syncrude travaille sans relâche pour régler les factures en suspens avant d'effectuer la transition aux systèmes de Suncor. Cette date limite s'applique uniquement aux factures pour les transactions de Syncrude et ne s'applique pas aux factures liées aux transactions de Suncor.

  • Les factures de Syncrude soumises, mais qui ne sont pas encore dues avant janvier 2024 seront migrées et payées durant la période du contrat après le 3 janvier 2024. 
  • Soumettez les demandes de paiement de factures à supplierhelp@suncor.com.

18 décembre 2023, avant 16 h (HNR) :
date limite pour soumettre des factures par CDMS et eSES.

Syncrude travaille sans relâche pour régler les factures en suspens avant d'effectuer la transition aux systèmes de Suncor. Cette date limite s'applique uniquement aux factures pour les transactions de Syncrude et ne s'applique pas aux factures liées aux transactions de Suncor.
  • Les factures de Syncrude soumises, mais qui ne sont pas encore dues avant janvier 2024 seront migrées et payées durant la période du contrat après le 3 janvier 2024. 
  • Soumettez les demandes de paiement de factures à supplierhelp@suncor.com.
     
En date du 18 décembre à 16 h (HNR), les systèmes CDMS et eSES n'acceptent plus les soumissions et sont passés à un accès en mode lecture seulement aux fins de production de rapports.

Du 18 décembre 2023 au 3 janvier 2024 : période d'interdiction des livraisons.

À l'exception des livraisons essentielles ou urgentes, les entrepôts de Syncrude n'accepteront pas de livraison entre le 18 décembre 2023 et le 3 janvier 2024.

Afin de mieux soutenir nos équipes d'entrepôt pendant la transition de notre système, veuillez planifier les livraisons avant le 18 décembre ou les mettre en attente jusqu'au 3 janvier 2024.

30 décembre, avant 16 h (HNR) :
les entrepreneurs tiers existants doivent terminer la formation en cours et télécharger leurs historiques de formation dans l'outil Syncrude Contractor Learning Academy.

L'accès au Contractor Learning Academy de Syncrude prend fin le 30 décembre 2023.

  • Suivez toutes les formations en cours dans l'outil Syncrude Learning Academy avant le 30 décembre. Les formations partiellement terminées devront être reprises dans le SGA de Suncor.  
  • Aucun historique de formation ne sera migré de Syncrude à Suncor. 
  • Les entrepreneurs associés à un ÉDT existants devraient télécharger et imprimer tous les certificats de formation valides dans l'outil Syncrude Contractor Learning Academy avant le 30 décembre 2023, qu'ils peuvent conserver dans leurs dossiers. 
  • La majorité des entrepreneurs existants associés à un ÉDT ont satisfait aux exigences de formation.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur cette transition dans ce document FAQ.

Entre le 23 décembre 2023 et le 2 janvier 2024, n'exécutez aucune tâche de Syncrude dans SAP Ariba, Fieldglass ou Business Network pendant que nous effectuons la migration des données.

Pendant que nous effectuons les activités de migration des données, vous pourriez recevoir des documents de Suncor pour une tâche liée à Syncrude par courriel ou dans SAP Ariba, Fieldglass ou Business Network. 

  • Veuillez ne prendre aucune mesure jusqu'à ce que vous receviez un courriel de Suncor confirmant que le système est ouvert (date cible : 2 janvier 2024); si vous avez des questions, communiquez avec votre représentant de la GCA. 
  • L'exécution d'une tâche pourrait avoir des répercussions sur la migration des données de votre entreprise.

Décembre 2023 :
Séances de formation sur les processus et systèmes pour tous les fournisseurs de Syncrude.

Pour préparer les fournisseurs de Syncrude à la transition aux processus d'approvisionnement et systèmes connexes de Suncor au début de janvier 2024, une formation requise était offerte en décembre 2023. Vous trouverez ci-dessous les liens vers les enregistrements des réunions et les présentations de formation de ces séances.

3 janvier 2024 :
date de lancement ciblée.

Suncor enverra des avis par courriel une fois les activités de migration terminées, vous indiquant le moment de commencer à utiliser les processus d'approvisionnement de Suncor.